Zoeken

5 manieren die je helpen om de kalmte te bewaren bij krappe deadlines

Keep calm and carry on is een van die tips die we krijgen. Dat is gemakkelijker gezegd dan gedaan.



Om jezelf in de beste omstandigheden te laten presteren onder tijdsdruk, deel ik graag 5 manieren die je helpen om hiermee om te gaan.

Wil je geen stress meer bij naderende deadlines en veel energie om de aan de slag te gaan?


Dan heb ik deze 5 tips voor je.




Maak je geen zorgen om wat je niet aan het doen bent!


We hebben allemaal al meegemaakt dat we haast verlamd geraken wanneer we de grote berg taken voor ons zien opdoemen. Door bijna geobsedeerd alles op je to-do list gooien lijk je op de hoogte van alle details die nog moeten gebeuren, maar verlies je ook kostbare tijd en energie die je veel beter kan benutten.

Als je kalm wil blijven wanneer de deadlines naderen, dan zal je je focus moeten leggen op het HIER EN NU. Hoeveel je ook moet gedaan krijgen, je kan maar focussen op 1 item per keer. Van zodra je dat aanvaardt, zal je in staat zijn om je beter te concentreren op de taak die voor je ligt.

Dit zal er niet alleen voor zorgen dat je je 100% kan geven, maar het zal je ook helpen om stapsgewijs de taak af werken, zonder telkens vooruit en achteruit te springen in je werkflow of takenlijstje.


Luister naar jouw lichaam


In de app stores bulkt het van productiviteit-apps die je helpen om elke seconde van de dag voor jou te plannen. Er is echter iets fundamenteels waar je aandacht aan moet geven.

Jouw lichaam is wat er voor zorgt dat jouw brein optimaal kan functioneren. Als je je lichaam onvoldoende verzorgt en rust geeft, zal je de mentale nadelen daarvan snel ervaren.

Fysieke rust lijkt op het eerste zicht contraproductief. Er is zelfs een vorm van 'taboe' verbonden aan 'niets doen'.

Toch zal je merken dat je met een uitgerust lichaam en een frisse geest heel wat productiever zal zijn. Die taak waar je voorheen 1 uur voor nodig had met vermoeide geest, klaar je nu in 35 minuten...



Focus op wat je wél kan doen


Niet elk project of elke deadline is realiseerbaar zoals we dat oorspronkelijk hadden gedacht. En er is ook helemaal niets mis met daar eerlijk en transparant over te zijn. Je kan wat harder en langer doorwerken voor een tijdje. Er is een beetje 'rek' - die veerkracht weet je wel?-, maar zorg er voor dat de veer niet breekt.

Als je het hoofd koel wil houden kan je focussen op wat je wél kan doen. Leg de zaken die je niet kan doen even aan de kant. Communiceer hier ook proactief over met jouw collega's, leidinggevenden. Op die manier vermijd je verrassingen of ontgoochelingen achteraf.

Door je concentreren op wat je wél kan doen, zal je in staat zijn om die zaken jouw volle aandacht te geven. Op die manier blijf je ook stappen voorwaarts maken. Zoniet, zal je merken dat je misschien 'verlamd' raakt wanneer de deadlines dichter komen en stress toeneemt. En dan krijg je geen klus meer geklaard.


Wees realistisch over wat je kan bereiken


Realisme is 'the name of the game' als het gaat om omgaan met stress en (werk-)druk.

Als je dingen gedaan wil krijgen zal je voor jezelf realistische doelen moeten stellen. Daar komt dan onze SMARTi om de hoek loeren. Wat dat betekent en hoe je SMARTi doelen formuleert komt uitgebreid in mijn workshops aan bod.


Een TO DO lijstje is tof en handig, maar wees realistisch.


Gebruik TIME BLOCKS in je agenda om jouw focus op de belangrijke taken te houden.

Onrealistische doelen, en vooral onduidelijke doelen zullen enkel meer stress en druk opleveren.


Deelnemers vragen me tijdens workshops hoe ze dan realistische doelen kunnen stellen en hoeveel tijd ze voor iedere activiteit moeten inplannen. 'Meten is weten' is dan vaak mijn antwoord.


Als je wil weten hoe lang je gemiddeld werkt aan het afhandelen van een inkomende bestelling van een klant of het opmaken van het verslag van de teammeeting, is het goed om die activiteiten te registeren. Op die manier kan je in de toekomst beter inschatten hoeveel tijd een taak zal kosten.

Gebruik maken van 'buffer-uren' in de agenda helpt je om onvoorziene onderbrekingen op te vangen zonder dat je je agenda opnieuw moet omgooien.



How to eat an Elephant?


De laatste tip heeft alles te maken met quick wins en tussendoelen. Groot geformuleerde doelen zoals 'mijn huis renoveren', 'een beleidsplan schrijven' of 'een nieuw product introduceren in de markt' zijn zo omvangrijk dat je ze moet opdelen in kleinere delen.


In projectmanagement noemen ze dat 'een WBS inbouwen'. WBS staat daar voor Work Breakdown Structure, wat zoveel betekent als het opsplitsen van de grote taak in kleinere deeltaken. Iedere deeltaak krijgt dan opnieuw tussendoelen of 'milestones'.


Elk tussendoel dat je bereikt kan je uitbundig vieren. Dat is bijzonder goed voor de motivatie en geeft moed om door te gaan.


Een ander voordeel van kleinere taken is dat ze makkelijker te realiseren zijn dan grotere taken. Logisch toch ;-)? Je maakt zo zichtbaar meer vooruitgang wat opnieuw motiverend werkt.


Een dankbaar neveneffect is dat je stressniveau zienderogen afneemt door deze aanpak en je automatisch meer 'rust' vindt.


Nu is het aan jou!


Wil je op de hoogte blijven van de berichten?


Check dan even de website www.rebelinpeace.org .



R.

6 keer bekeken
  • Black Facebook Icon
  • Black LinkedIn Icon